會議服務(wù)

【藍(lán)色海韻】廣東東莞會務(wù)會議服務(wù)策劃活動廣告?zhèn)髅焦�司提供的慶典禮儀類公關(guān)專業(yè)知識“會議會務(wù)的流程與注意事項(xiàng)”，平時(shí)生活與工作中會遇見各種各樣的會議，那么大家真知道基本的會議會務(wù)服務(wù)須知嗎？正確的方式才會有意想不到的結(jié)果，東莞藍(lán)色海韻會議服務(wù)公司給大家整理一下基本服務(wù)須知，希望可以有所收益。按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會等。

會議的分類：外部會議、內(nèi)部會議
外部會議有：1、發(fā)布會、工作例會；2、研討會、部門會；3、座談會；4、計(jì)劃總結(jié)會。
內(nèi)部會議有：包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結(jié)會、表彰會，以及計(jì)劃會等。
我們以外部會議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。
1、會議前：確認(rèn)基本流程
在會議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
會議開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、會議地點(diǎn)確認(rèn)、會議出席人、會議議題、接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等
時(shí)間：你要告訴所有的參會人員，會議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長時(shí)間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
地點(diǎn)：是指會議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個(gè)會議的進(jìn)行。
人員：以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個(gè)會議。
會議的議題：就是要討論哪些問題。
會議物品的準(zhǔn)備：就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。
2、會議中：注意事項(xiàng)
在會議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：
（1）會議主持人：主持會議要注意，介紹參會人員，控制會議進(jìn)程，避免跑題或議而不決，控制會議時(shí)間。
（2）會議座次的安排
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現(xiàn)主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個(gè)長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點(diǎn)，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
3、會議后：結(jié)尾收工
在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：
會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)；
贈送公司的紀(jì)念品；參觀，如參觀公司，或廠房等；如果必要，合影留念。