會議服務

【藍色海韻】廣東東莞會務會議服務策劃活動廣告傳媒公司提供的慶典禮儀類公關專業知識“會議會務的流程與注意事項”，平時生活與工作中會遇見各種各樣的會議，那么大家真知道基本的會議會務服務須知嗎？正確的方式才會有意想不到的結果，東莞藍色海韻會議服務公司給大家整理一下基本服務須知，希望可以有所收益。按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。

會議的分類：外部會議、內部會議
外部會議有：1、發布會、工作例會；2、研討會、部門會；3、座談會；4、計劃總結會。
內部會議有：包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等。
我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。
1、會議前：確認基本流程
在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
會議開始時間、持續時間、會議地點確認、會議出席人、會議議題、接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等
時間：你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
地點：是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。
人員：以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
會議的議題：就是要討論哪些問題。
會議物品的準備：就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
2、會議中：注意事項
在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：
（1）會議主持人：主持會議要注意，介紹參會人員，控制會議進程，避免跑題或議而不決，控制會議時間。
（2）會議座次的安排
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
3、會議后：結尾收工
在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：
會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；
贈送公司的紀念品；參觀，如參觀公司，或廠房等；如果必要，合影留念。